Примерно раз в месяц. Например, в руководстве Xerox сказано, если Вы пришли на вызов и после последнего визита аппарат прошел более 3 тыс. копий - нужна профилактика.
При выполнении пользователем норм, рекомендованных фирмой-изготовителем (для машин класса 40-50 копий/мин - примерно 30000 копий/мес), профилактика производится раз в месяц. При превышении нормы копирования профилактика производится по показанию счетчика через нормированное количество копий (т.е. через месячную норму). Причем при превышении пользователем норм копирования следует делать соответствующие отметки в журнале о проведении профилактических работ (а то заказчик зазнается).
Небольшое добавление. Все вышесказанное верно при условии, что Ваш клиент работает на импортной бумаге.